OSG Polska otrzymała Medal Europejski za e-Teczkę Personalną – nowoczesną usługę polegającą na digitalizacji akt personalnych pracowników. Stworzone rozwiązanie pozwala na pracę z dokumentami w formie elektronicznej, czyli zdigitalizowanych danych pracownika. Jest to olbrzymie ułatwienie dla wszystkich działów zajmujących się sprawami kadrowymi i personalnymi w zakładach pracy. Medal został przyznany za wykorzystanie innowacyjnej technologii, wysokie parametry jakościowe, nowy standard kontroli dostępu i bezpieczeństwa oraz nowe wartości użytkowe.
Business Centre Club, przy wsparciu Ministerstwa Spraw Zagranicznych (reprezentowanego przez ministra ds. członkostwa w UE) i Honorowym Patronacie Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego z siedzibą w Brukseli, jest organizatorem niekomercyjnego, ogólnopolskiego przedsięwzięcia pn. Medal Europejski. Celem tego przedsięwzięcia jest wyróżnianie oraz promocja wyrobów i usług oferowanych przez firmy działające na terenie Polski, skierowanie uwagi na standardy europejskie i przepisy prawa obowiązujące w Unii Europejskiej, zwiększenie aktywności polskich przedsiębiorców wielomilionowym rynkiem Unii Europejskiej, pobudzenie zainteresowania konsumentów i przedsiębiorców z krajów Unii Europejskiej Laureatami Medalu Europejskiego. Medalem Europejskim wyróżniane są wyroby i usługi, które odpowiadają standardom europejskim. Nominowana usługa (lub wyrób) musi spełniać wymagane prawem normy, mieć odpowiednie licencje, patenty itp. Istotna jest dynamika firmy, zdobyte nagrody i certyfikaty
e-Teczka Personalna oferowana przez OSG Polska to pakiet usług specjalnie przeznaczony dla Działu Kadr stanowiący część grupy usług e-Archiwum – elektronicznego archiwum. Rozwiązanie pozwala, działom zajmującymi się zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwach, na tworzenie wirtualnych kartotek dokumentów, umożliwiających łatwy dostęp do informacji, niezależnie od wielkości i struktury organizacji. e-Teczka Personalna ułatwia i wydatnie skraca czas jaki traci się każdego dnia na poszukiwanie potrzebnych dokumentów. Ta usługa daje możliwość centralnego tworzenia i gromadzenia teczek personalnych pracowników przy jednoczesnym natychmiastowym dostępie do ich obrazów. W opinii jednego z użytkowników: „e-Teczka Personalna to fantastyczne narzędzie, nieodzowne w procesie zarządzania dokumentacją personalną w przedsiębiorstwie”.
Krzysztof Bobrowski Prezes OSG Records Management Group komentując otrzymaną nagrodę powiedział: „e-Teczka Personalna to usługa stworzona w odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez przedsiębiorców. Cieszę się, że OSG udało się stworzyć rozwiązanie, które zostało pozytywnie przyjęte przez przedsiębiorstwa. Medal Europejski to dowód uznania dla e-Teczki Personalnej, a także nagroda i wyróżnienie dla bezpośrednich twórców tej nowoczesnej usługi odciążającej działy zarządzania zasobami ludzkimi od jałowej pracy.”
Filozofia e-Teczki Personalnej produktu opiera się na czterech głównych zasadach:
- bezpieczeństwo – usługa zapewnia optymalny i elastyczny poziom zabezpieczeń, dostęp do dokumentów kontrolowany jest na poziomie grup, ról i profili,
- praktyczność – wszystkie dokumenty są razem, dostęp i przeszukiwanie są proste i błyskawiczne, odnajdywanie każdego dokumentu jest możliwe bez ruszania się zza biurka,
- użyteczność – informacje dostępne z dowolnego miejsca dla wielu użytkowników w tym samych czasie,
- oszczędność – brak kosztów związanych z zakupem serwerów, oprogramowania, update’ów itp., a także znaczące ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem, kopiowaniem i przesyłaniem dokumentów.
Korzyści czyli osiem unikalnych cech elektronicznego archiwum OSG:
- dostępność informacji (potrzebne informacje dostępne z dowolnego miejsca na świecie
w trybie 24/7 (24 godziny przez 7 dni w tygodniu)
- wyraźna redukcja czasu i kosztów przetwarzania dokumentacji
- zdecydowane zmniejszenie kosztów drukowania i fizycznego przesyłania dokumentacji papierowej
- podwyższenie poziomu bezpieczeństwa dostępu do dokumentów i danych,
- całkowite „pozbycie się” papieru, przekazanie do archiwum OSG
- szybkie i efektywne wyszukiwanie dokumentacji papierowej i elektronicznej
- wyższy poziom obsługi klienta dzięki automatyzowaniu standardowych procesów i błyskawicznemu dostępowi do żądanych informacji
- wzrost wartości rynkowej firmy poprzez implementacje nowoczesnych rozwiązań usprawniających jej działanie i obniżających koszty
Opis funkcji usługi e-Archiwum:
• Skanowanie: zamiana dokumentów papierowych na postać plików elektronicznych
• Indeksowanie: opisanie zeskanowanych obrazów dokumentów
• Przechowywanie zeskanowanych obrazów dokumentów na serwerze OSG
• Dostęp on-line do dokumentów elektronicznych w trybie przeglądania „ do odczytu” 24/7 (24 godziny przez 7 dni w tygodniu) z dowolnego miejsca na świecie
• Wyszukiwanie przechowywanych dokumentów z wykorzystaniem słów indeksowych
• Wyświetlenie dokumentów wraz z odpowiadającymi im wpisami, szybkość przewijania za pomocą klawiatury lub myszy:4str/sek (czarno-białe)
• Eksport znalezionych dokumentów do innego skoroszytu, folderu lub wiadomości poczty elektronicznej
• Sortowanie rezultatów za pomocą kliknięcia myszką
• Bezpośredni wydruk całości lub zaznaczonych fragmentów
• Autoryzacja użytkowników przez login i hasło
FUNKCJE ZARZĄDCZE
• Edycja dokumentów: graficzne zaznaczenie i adnotacje na dokumentach w formie nakładek
• Bezpośrednia edycja dokumentów w skoroszycie, możliwość dodawania e-maili i innych plików
• Wirtualna klawiatura - pisanie tekstów za pomocą wirtualnej klawiatury
• Predefiniowane listy wyborów (zapewniają utrzymanie standardów opisów i typów nazewnictwa dokumentów)
• Zewnętrzne listy wyboru ze zbiorem wartości
• Tworzenie rekordów bez obrazu dokumentu
OSG POLSKA podstawowe informacje
OSG Polska sp. z o. o. jest częścią międzynarodowej korporacji OSG Records Management Group - światowego lidera, zajmującego wiodącą pozycję na rynku zarządzania dokumentami papierowymi i elektronicznymi, zabezpieczenia i ochrony danych. Właścicielem OSG RMG w całości jest fundusz inwestycyjny Aurora Russia Limited notowany na London Stock Exchange (tick: AURR). OSG ma ponad 40 lat doświadczenia w zarządzaniu dokumentacją na świecie oraz innowacji w BPO w Unii Europejskiej i Wspólnocie Niepodległych Państw. Pozwoliło to na opracowanie unikatowych rozwiązań outsourcingowych, szczególnie w zakresie przechowywania, digitalizacji, udostępniania i zabezpieczania dokumentacji elektronicznej i papierowej . OSG RMG należy do międzynarodowej izby branżowej – PRISM (Professional Records & Information Services Management).
OSG Polska działa od 2000 roku. Swój sukces zawdzięcza dostarczaniu nowoczesnych i efektywnych kosztowo rozwiązań w zakresie zarządzania dokumentacją. Zaawansowane systemy informatyczne stosowane przez OSG Polska. zapewniają usługodawcom szybki, sprawny i bezpieczny dostęp do potrzebnych dokumentów i informacji w formie elektronicznej lub papierowej. Spółkę wyróżnia technologiczne zaawansowanie, innowacyjność oraz podejście do klienta oparte na profesjonalnym doradztwie i indywidualnie dobranych rozwiązaniach.
OSG Polska realizuje swoje usługi w ramach 3 archiwów:
- i-Archiwum (inteligentne archiwum) - przechowywanie dokumentów papierowych z dostępem, online do zasobów,
- e-Archiwum (elektroniczne archiwum) - digitalizacja dokumentów papierowych, przechowywanie skanów z dostępem online do obrazów elektronicznych,
- IT-Archiwum – backup danych online, czyli tworzenie i przechowywanie kopii zapasowych stacji roboczych i serwerów oraz laptopów.
Pakiet 3 archiwów gwarantuje zabezpieczenie dokumentów papierowych, elektronicznych oraz danych firmy. OSG jako pierwsze w Polsce zaimplementowało nowoczesne rozwiązanie do zarządzania dokumentacją kadrową, „e-Teczka Personalna” - digitalizacja danych pracownika z dostępem online do elektronicznej teczki personalnej.
OSG Polska zatrudnia ponad 150 osób. Wszyscy pracownicy są weryfikowani, podpisują porozumienie o poufności i lojalności oraz przechodzą szkolenia z zakresu tajemnicy bankowej i służbowej. Miesięcznie OSG Polska obiera dokumenty z 6.000 placówek w całym kraju przewożąc je do skanowania lub przechowywania. W swoich Centrach Przetwarzania Danych Spółka optymalnie może przetwarzać 960.000 skanów dziennie. OSG Polska posiada obecnie sześć Archiwów Regionalnych w: Krakowie, Poznaniu, Gądkach k. Poznania, Warszawie, Błoniu i Wrocławiu. Są to nowoczesne hale magazynowe, w systemie wysokiego składowania, zlokalizowane na terenie profesjonalnych parków logistycznych. Posiadają wielopoziomowy system zabezpieczeń. Łączna powierzchnia archiwów OSG w Polsce wynosi ponad 16.000 m².
OSG Polska Sp. z o. o.
ul. Olbrachta 94, 01-102 Warszawa www.osg.pl www.it-archiwum.pl
tel.: +48 225-332-990 fax: +48 225-332-991 infolinia: 801 115 804
|
